Funciones de la Gerencia
La Unidad de Gestión tendrá un Gerente quien la representará, a través del cual ejercerá las funciones asignadas a dicha unidad. Adicionalmente, el Gerente de la Unidad de Gestión ejercerá las siguientes funciones:
1. Determinar las condiciones técnicas, jurídicas y financieras necesarias para adelantar los procesos de contratación para el desarrollo del PROYECTO AEROCAFÉ. Para el efecto, el Gerente de la Unidad de Gestión podrá contar con el apoyo técnico que considere necesario.
2. Asistir con voz, pero sin voto, a los Comités Fiduciarios en el transcurso de los cuales podrá presentar informes relacionados con los aspectos administrativos, legales, técnicos y financieros del Patrimonio Autónomo.
3. Designar al interior de la Unidad de Gestión el responsable de hacerle seguimiento a los contratos de interventoría, que se suscriban para las obras del PROYECTO AEROCAFÉ.
4. Preparar y elaborar informes trimestrales, semestrales y anuales al FIDEICOMITENTE, o cuando este se lo solicite, en relación con la ejecución PROYECTO AEROCAFÉ y de los contratos suscritos por el Patrimonio Autónomo para tal efecto.
5. Dar la instrucción de pagos, de los contratos que se suscriban para el PROYECTO AEROCAFÉ.
PARÁGRAFO: El FIDEICOMITENTE ha previsto un esquema de Gobernanza para apoyar y asesorar el proceso de toma de decisiones del Gerente de la Unidad de Gestión, para acompañar y coordinar las etapas precontractuales, contractuales y pos contractuales de los diferentes negocios jurídicos que se celebren a través del Patrimonio Autónomo. Dicha Unidad de Gestión será contratada y vigilada por el FIDEICOMITENTE.
Obligaciones de la Unidad de Gestión
La Unidad de Gestión, como órgano encargado de dirigir la operación y administración de los recursos del FIDEICOMISO AEROCAFÉ, cumplirá las siguientes obligaciones:
1. Dirigir la operación y administración de los recursos del Patrimonio Autónomo.
2. Atender y dar respuesta oportuna a las solicitudes de LA FIDUCIARIA, así como definir las actuaciones necesarias para la atención de estas, y adelantar los trámites a que haya lugar para garantizar la debida ejecución del Contrato de Fiducia.
3. Adelantar los procesos de selección respectivos Io cual incluye la evaluación jurídica, financiera y técnica de Ias ofertas, así como su correspondiente adjudicación y/o selección de los oferentes.
4. Impartir los lineamientos para la elaboración de las minutas de los contratos que suscriba LA FIDUCIARIA en su calidad de vocera del Patrimonio Autónomo, así camo sus modificaciones y adiciones. Para el efecto, impartirá por escrito a LA FIDUCIARIA la instrucción correspondiente, sobre los contratos que deba celebrar, modificar, suspender, ceder, terminar o liquidar, adjuntando la documentación requerida.
5. Validar y gestionar, en los términos que se establezca en el esquema de gobernanza y en el Manual Operativo, los pagos y desembolsos que debe efectuar LA FIDUCIARIA, con sujeción a la disponibilidad de recursos existentes en el Patrimonio Autónomo.
6. Instruir a LA FIDUCIARIA en relación con los desembolsos a efectuar para el desarrollo del PROYECTO AEROCAFÉ.
7. Efectuar los diferentes procesos de selección que se deban adelantar para la contratación en el desarrollo del PROYECTO AEROCAFÉ, la cual incluye la evaluación de las ofertas que se presenten.
8. Conformar un comité técnico para el análisis de los proyectos que se desarrollaran para la ejecución del PROYECTO AEROCAFÉ
9. Verificar la correcta ejecución de los contratos que suscriba el Patrimonio Autónomo.
10. Determinar las directrices que deberá seguir LA FIDUCIARIA para efectuar los procesos de contratación de las personas naturales o jurídicas que conformarán la Unidad de Gestión, de acuerdo con los procesos de selección adelantados por el Gerente de la Unidad de Gestión y demás procesos de selección que se requieran para el desarrollo del PROYECTO AEROCAFÉ, teniendo en cuenta el Manual de Contratación que defina EL FIDEICOMITENTE. En el manual de contratación se definirán los procesos, procedimientos, tiempos y demás aspectos relevantes de la contratación, en sus etapas precontractual, contractual y poscontractual, de acuerdo con Io dispuesto en el artículo 67 de la Ley 1955 de 2019: «(…) El régimen de contratación y administración de sus recursos se regirá por el derecho privado, con plena observancia de los principios de transparencia, economía, igualdad y publicidad, definidos por la Constitución y la Ley. El control fiscal de los recursos Io ejercerá la
Contraloría General de la República (…)»
11. Informar por escrito al Comité Fiduciario dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación, celebración, modificación, suspensión y reinicio, autorización de cesión, terminación y/o liquidación de los contratos del PROYECTO AEROCAFÉ.
12. Iniciar, tramitar y adoptar las medidas que considere pertinentes para conminar el cumplimiento de los contratos y sancionar los incumplimientos, atender las solicitudes y dar trámite a las reclamaciones presentadas por los Contratistas.
13. Comunicar a LA FIDUCIARIA sobre las actividades que deberá adelantar para la recepción de los recursos que ingresen al Patrimonio Autónomo.
14. Presentar un plan anual de contratación al Comité Fiduciario para su aprobación. En caso de requerirse su modificación, la misma deberá ser aprobada por dicho Comité.
15. Solicitar a LA FIDUCIARIA recomendaciones relacionadas con los aspectos concernientes al desarrollo del Contrato de Fiducia en sí mismo, de conformidad con Io señalado en el numeral 2.2.1.2.1. de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. Se entiende que existe la obligación par parte de las fiduciarias de “informar los riesgos, limitaciones técnicas y aspectos negativos inherentes a los bienes y servicios que hacen parle del objeto del contrato y de las prestaciones que se les encomienden, de manera tal que el cliente debe ser advertido de las implicaciones del contrato, desde la etapa precontractuaI, durante la ejecución e incluso hasta la liquidación de este. El alcance de esta obligación debe consultar el carácter y conocimiento de las partes intervinientes. Este deber implica la obligación de poner en conocimiento del cliente las dificultades o imprevistos que ocurran en la ejecución del contrato.”
16. Recibir los reportes que realice LA FIDUCIARIA respecto de cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del Contrato de Fiducia y realizar los requerimientos que estime convenientes en relación con estos reportes, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a quien ejerza la supervisión del Contrato de Fiducia por parte del FIDEICOMITENTE.
17. Informar al Comité Fiduciario, cuando se presente algún hecho constitutivo de incumplimiento de las
obligaciones a cargo de LA FIDUCIARIA o de cualquiera de los Contratistas del PROYECTO AEROCAFÉ. Sin perjuicio de las responsabilidades que corresponda a quienes ejerzan la vigilancia de (as contratos.
18. Gestionar y salvaguardar el archivo de todos los documentos que soportan la ejecución de los contratos
suscritos para la ejecución del PROYECTO AEROCAFÉ, cumpliendo para ello con las tablas de retención documental aprobadas por EL FIDEICOMITENTE, los costos y gastos que genere estas actividades serán cubiertos con cargo a los recursos del Patrimonio Autónomo.
19. Recibir y revisar, rindiendo concepto sobre el particular, el informe final de operaciones realizadas y los resultados obtenidos que presente LA FIDUCIARIA dentro del mes siguiente al cumplimiento det objeto
o el vencimiento del término del Contrato de Fiducia. Sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a quien ejerza la supervisión del contrato de Fiducia Mercantil de EL FIDEICOMITENTE.
20. Dar la instrucción de pagos que se encuentren pendientes de realizar a la fecha de finalización del Contrato de Fiducia con cargo a los recursos del Patrimonio Autónomo.
21. Recibir y revisar el acta de liquidación del Contrato de Fiducia junto con los documentos que lo soporten, para recomendación del Comité Fiduciario.
22. Proyectar y suscribir la respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y solicitudes ciudadanas y de órganos a instancias de control, sobre la ejecución de la gestión del PROYECTO AEROCAFÉ, debiendo rendir un informe mensual al Comité Fiduciario al cual deberá adjuntar los soportes respectivos.
23. Proyectar para firma del FIDEICOMITENTE o su delegado, la respuesta a los derechos de petición, quejas y solicitudes ciudadanas y de órganos o instancias de control, sobre la ejecución del presente Contrato de Fiducia.
24. Recibir los reportes que realice la FIDUCIARIA respecto de cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del presente Contrato y realizar los requerimientos que estime convenientes en relación con estos reportes.
25. Comunicar la instrucción de pagos que se encuentren pendientes de realizar a la fecha de finalización del presente Contrato con cargo a los recursos del Patrimonio Autónomo.
26. Otorgar publicidad a los documentos precontractuales y contractuales de conformidad con lo que se defina en el Manual de Contratación.
27. Las demás que se requieran para el cabal cumplimiento del objeto del Patrimonio Autónomo.